SUJETS POPULAIRES – HOTLINE ÉTHIQUE
Pourquoi les lignes directes de dénonciation sont une meilleure pratique
Découvrez comment les lignes d'assistance sécurisées et confidentielles pour les employés de Syntrio promeuvent un Speak Up! et Écoutez ! culture.
Les lignes d'assistance téléphonique des dénonciateurs traitent de l'inconduite sur le lieu de travail qui est omniprésente dans toutes les industries
Selon la toute première enquête mondiale sur l'éthique des affaires (GBES) générée par le Ethics Resource Center, 36 % des travailleurs des entreprises multinationales ont indiqué avoir été témoins d'inconduite sur le lieu de travail au cours des 12 derniers mois. L'enquête suggère que mentir et être abusif sont les formes d'inconduite les plus courantes dans presque tous les pays.
Le GBES pointe également le changement (fusion, acquisition, restructuration de la direction, etc.) comme un facteur significatif concernant le taux d'inconduite. Seuls 17 % des répondants au sondage ont indiqué avoir été témoins d'inconduite dans des organisations où aucun changement significatif ne s'est produit. En comparaison, le taux dans les organisations qui ont subi 1 à 3 ou 4 à 7 changements de fond était de 40 % et 59 %, respectivement.
Comment les organisations détectent-elles les cas d'inconduite ? En utilisant la fraude comme exemple, l'enquête indique que, de loin, la façon la plus courante dont les organisations perçoivent la fraude est par le biais de conseils anonymes reçus via des lignes d'assistance en matière d'éthique. Selon l'étude, 43.5 % des fraudes dans les organisations américaines de 100 employés ou plus ont été découvertes grâce à des informations. En comparaison, seuls 18.6 % ont été découverts par l'audit interne et 12.7 % par la revue de direction.
Obtenez le guide!
36%
des travailleurs des entreprises multinationales sont témoins d'inconduite sur le lieu de travail.
Aux États-Unis, les organisations de 100 employés ou plus
de fraudes découvertes grâce à des Hotlines
des fraudes découvertes par un audit interne
des fraudes constatées par la revue de direction
Secteurs
Les journalistes anonymes travaillent dans divers secteurs, notamment les soins de santé, les organisations à but non lucratif, les services financiers, la technologie, la fabrication, les services professionnels, l'éducation, la biotechnologie, la vente au détail, l'énergie, le divertissement, les transports, la construction, le gouvernement, l'immobilier, les assurances, la fabrication, l'hospitalité et l'agriculture.
Résistance à parler franchement
Les organisations sans hotline de signalement anonyme sont plus susceptibles de manquer un comportement contraire à l'éthique jusqu'à ce qu'il soit trop tard. De plus, une hotline de signalement permet aux employés, aux témoins ou aux victimes de contacter de manière confidentielle et sécurisée les autorités compétentes et de signaler des activités inappropriées telles que la discrimination, le harcèlement, les conflits d'intérêts et le vol de temps, pour n'en nommer que quelques-uns.
Selon l'Association of Certified Fraud Examiners, la méthode la plus courante de détection des fraudes consiste à donner des conseils aux dénonciateurs. Les organisations disposant de lignes directes de signalement sont plus susceptibles de détecter la fraude grâce à des dénonciations que les organisations sans lignes directes.
Le moyen le plus courant de découvrir une faute éthique consiste à donner des conseils. Cela est vrai pour les organisations, y compris le gouvernement, les entreprises privées et publiques et les entités à but non lucratif.
Fait intéressant, les conseils concernant les violations de l'éthique ne proviennent pas toujours des employés. Selon l'étude de l'AFCE, la plupart des pourboires (51.5 %) proviennent des salariés. Cependant, les clients, les actionnaires, les concurrents et les fournisseurs génèrent de nombreux prospects (31.9 %). Enfin, 14.0 % des pourboires sont anonymes.
Les organisations qui ne mettent pas en place des lignes directes de signalement des employés subissent également des pertes médianes beaucoup plus élevées que celles qui les utilisent. Une étude précédente a révélé que les organisations qui n'avaient pas accès à des lignes d'assistance confidentielles perdaient deux fois plus d'argent que celles qui avaient accès à des lignes d'assistance anonymes.
Méthodes standard de détection des fraudes
Hotline éthique
Examen de la gestion
Audit Interne
Autre
Demandez notre eBook exclusif :
Pourquoi les lignes directes de signalement sont une meilleure pratique
L'appel à des normes éthiques plus strictes
De nombreuses organisations encouragent désormais le signalement des comportements inappropriés dès qu'ils se produisent pour lutter contre les pratiques contraires à l'éthique et les détecter à un stade précoce. Une hotline de signalement anonyme est une méthode pratique et fiable utilisée par les organisations de tous types.
Sarbanes-
Oxley
Conformité
L'accès à la
Confidentialité
Confidentialité
ainsi que
l'anonymat
Qualifié
Connaissances
Cybersécurité
Approche
Assurer
Transparence
Type d'incident
Tamisage
Opportunité
Cas RH
Gestion
Whistleblower
Directory
Sauver les apparences
Des économies
Conformité Sarbanes-Oxley
La loi Sarbanes-Oxley exige des sociétés ouvertes qu'elles nomment des comités d'audit indépendants pour superviser les procédures de réception et de traitement des signalements confidentiels des lanceurs d'alerte. Plus précisément, la section 301 de SOX exige la mise en œuvre de systèmes pour :
(A) La réception, la conservation et le traitement des rapports reçus par l'émetteur concernant la comptabilité, les contrôles comptables internes ou les questions d'audit.
(B) Soumission confidentielle et anonyme des préoccupations des employés de l'émetteur concernant des questions douteuses en matière de comptabilité ou d'audit.
Une hotline de signalement permet aux employés de signaler des problèmes de manière anonyme et confidentielle, aidant ainsi les entreprises à répondre à ces critères.
Accès à la confidentialité
Les employés qui sont témoins ou victimes de pratiques contraires à l'éthique peuvent être réticents à dénoncer au travail, même si on leur promet la confidentialité. Les possibilités existent :
- un appel téléphonique peut être entendu,
- un e-mail sensible peut être intercepté ou
- L'employé est vu entrer ou sortir du bureau d'un représentant des ressources humaines ou d'un responsable de l'éthique et de la conformité.
Une hotline de signalement peut éliminer ces problèmes en permettant à l'employé de soumettre un rapport en dehors du lieu de travail. L'employé peut accéder à la hotline 24 heures sur XNUMX, sept jours sur sept, et soumettre un message via des méthodes alternatives telles que le fax, le courrier électronique ou Internet. N’importe qui peut déclarer rapidement un sinistre en dehors des heures normales de travail.
Confidentialité et Anonymat
Les employés peuvent signaler des irrégularités à une hotline gérée par un fournisseur tiers impartial sans révéler leur identité. Ceci est particulièrement important lorsque vous signalez des problèmes sensibles qui peuvent soumettre le journaliste à la discrimination ou au harcèlement. La possibilité de rester anonyme peut également réduire la probabilité de représailles contre le déclarant.
Spécialistes formés
Les travailleurs des ressources humaines n'ont peut-être pas les connaissances spécialisées nécessaires pour traiter des questions d'éthique, mais ils peuvent avoir accès à des professionnels formés pour les aider à résoudre ces problèmes.
De plus, ces spécialistes qualifiés sont généralement tenus de passer des vérifications d'antécédents et d'accepter les dispositions de non-divulgation de l'emploi. Cela donne à l'employé l'assurance que la personne qui reçoit le rapport est également de haute moralité et éthique.
Approche pro-active
Les lignes directes peuvent aider les employeurs à contrôler les comportements contraires à l'éthique en examinant combien d'argent est perdu et combien de temps dure l'inconduite. Si nous ne découvrons pas et n'arrêtons pas les pratiques de corruption tôt, elles peuvent continuer pendant des années. Cela s'explique en partie par le fait qu'il n'existe aucun mécanisme efficace permettant aux employés de signaler leurs soupçons en toute confiance.
Assurer la transparence
Le manque de transparence des pratiques comptables contribue grandement à la fraude financière. Une hotline de signalement peut aider à prévenir la fraude financière et à améliorer la transparence. Une ligne d’assistance téléphonique peut également promouvoir des pratiques commerciales plus transparentes, ce qui peut contribuer à réduire les actes inappropriés tels que la corruption par les travailleurs étrangers.
Dépistage des types d'incidents
Différentes questions éthiques nécessitent un traitement supplémentaire en fonction de l'organisation. Par exemple, certaines organisations peuvent demander à leur service des ressources humaines de traiter des problèmes spécifiques, tandis que d'autres peuvent nécessiter une attention juridique. Une hotline de signalement tierce peut aider à garantir que les signalements sont acheminés au représentant approprié de l'entreprise et au responsable de l'éthique et de la conformité pour décision finale, le cas échéant.
Opportunité
L’aspect pratique du traitement des signalements est un autre exemple de la manière dont une ligne d’assistance téléphonique constitue une bonne pratique. Les journalistes doivent avoir le sentiment que leurs rapports sont traités et traités rapidement au lieu d'être stockés dans un tiroir de leur bureau. Une ligne d’assistance téléphonique tierce réputée traitera les informations et préparera un rapport rapidement, généralement dans les minutes suivant sa réception. La pièce complétée est ensuite rapidement transmise au représentant désigné au sein de l’organisation.
Gestion de cas RH
Une hotline efficace pour les grandes organisations devrait inclure un système de gestion des cas (CMS) pour suivre et analyser les rapports. CMS permet à l'administrateur du programme de suivre les incidents de la réception à la résolution, y compris leur affectation et la création de rapports et de graphiques. Ceci est utile pour les enquêtes et pour comprendre ce qui s'est passé.
Protection des dénonciateurs
Conformément à la section 806 de la SOX, les lanceurs d'alerte sont protégés contre les représailles de la direction ou d'autres employés. Ils peuvent déposer un rapport auprès du secrétaire au Travail s’ils estiment avoir été victimes de discrimination. Les lanceurs d’alerte peuvent également bénéficier d’une protection supplémentaire contre les représailles en utilisant la hotline confidentielle.
Sauver les apparences
Les pratiques contraires à l'éthique peuvent dévaster l'économie d'une organisation et nuire à sa réputation. Une violation de données causée par la mauvaise conduite ou la négligence d'un employé peut détruire la réputation et la réputation d'une entreprise. Le signalement par hotline permet une détection précoce des pratiques contraires à l'éthique, permettant à l'organisation de prendre des mesures correctives avant que l'information ne soit rendue publique.
Des économies
Une ligne d'assistance téléphonique en matière d'éthique est l'un des systèmes de contrôle interne les plus simples et les plus rentables qu'une entreprise puisse mettre en place. En sous-traitant à un fournisseur tiers compétent de lignes d'assistance téléphonique en matière d'éthique, une organisation réduit le besoin d'embaucher son personnel. Il peut également réaliser les économies résultant de l'élimination des pratiques contraires à l'éthique.
Demandez notre nouveau guide : Le besoin critique de programmes de signalement des employés
Assurer la sensibilisation à vos risques et exposants n'a jamais été aussi important !
Les clients choisissent les lignes d'assistance anonymes de dénonciation de Syntrio !
Une hotline de signalement est considérée comme une bonne pratique pour toute organisation qui souhaite améliorer l’éthique de sa culture. L'employé peut soumettre un message via une hotline gratuite, un fax, un e-mail ou Internet. L’AFCE considère les méthodes de signalement des fraudes telles que les lignes d’assistance téléphonique comme un « élément essentiel » de tout système de prévention de la fraude.
Les hotlines de signalement permettent aux employés d'accéder à un fournisseur tiers impartial qui peut les aider à résoudre les problèmes rapidement et efficacement. Les employeurs peuvent utiliser un système de gestion de cas pour gérer les rapports d'assistance téléphonique et améliorer efficacement les contrôles internes.
Les organisations actuellement satisfaites de leur niveau de comportement éthique peuvent éprouver un faux sentiment de sécurité. Alors que cette tendance à la mondialisation se poursuit, elle peut ouvrir la porte à des pratiques contraires à l'éthique, à moins qu'une approche proactive ne soit adoptée.
Les organisations engagées dans les meilleures pratiques ne doivent pas sous-estimer l'importance de l'éthique en milieu de travail. Une entreprise peut démontrer son engagement envers un comportement éthique en mettant en place une hotline de signalement tierce.
